NORMAS PARA EL ENVÍO DE MATERIAL
Los materiales deberán ser enviado a partir del 22 de agosto del 2023, a la siguiente dirección:
HARD ROCK HOTEL & CASINO PUNTA CANA
Boulevard Turístico del Este Km.28 No.74
Municipio de Higuey, Punta Cana, República Dominicana.
En el soporte de envío debe incluir las siguientes informaciones, y a la vez colocarla en cada una de las cajas, paquetes o empaques, así mismo debe enviar un correo a silan2023@smartcongressrd.com con todas estas informaciones previo a la llegada de esos materiales al país:
1. Colocar el nombre del evento: XXXIII CONGRESO SILAN 2023.
2. Indicar si el material enviado es para incluir en los bultos o maletines del Congreso, si es el caso.
3. Listado de inventario, indicando la cantidad de unidades del material o equipo.
4. El número del Stand y nombre de la casa comercial, farmacéutica o laboratorio al que pertenece el envío.
5. Especificar la persona responsable de retirar los paquetes enviados con su número de teléfono móvil (Esta persona debe mostrar una identificación física y firmar una documentación de entrega, una vez entregado el material).
La propiedad no proporcionará, personal ni equipos para carga y/o descarga, transporte. El remitente es responsable de proporcionar el mobiliario y personal (staff o sus encargados de transporte) necesarios para realizar cargas, descargas y movilizar los materiales dentro de la propiedad.
Favor confirmar que todo paquete enviado haya pagado todos los taxes (impuestos) correspondientes ya que si el mismo llega con alguna deuda el complejo no se hará responsable de la misma y no recibirá el paquete.
El Centro de convenciones o Smart Congress NO se hace responsable de algún retraso o detención de los paquetes en aduanas del país ya que no tenemos comunicación ni allegados en esa área.
Al momento de la llegada del paquete a la propiedad, el mismo se quedará en el área de resguardo hasta la llegada de los responsables, el hotel o Smart Congress RD no abrirá la misma sin presencia de los responsables o sin previa autorización.
No enviar paquetes al hotel sin notificar a Smart Congress RD previamente.
MONTAJE Y DESMONTAJE
La exposición comercial tendrá lugar en el Salón Avalon Foyer del Punta Cana International Convention Center.
Fecha y hora de montaje: 24 de octubre de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. (hora local Rep. Dom).
Fecha y hora de desmontaje: 28 de octubre de 2:00 p.m. a 6:00 p.m. (hora local Rep. Dom).
El espacio de la exposición comercial permanecerá abierto las 24 horas del día durante los días que se celebre el congreso. La organización no se responsabiliza del material expuesto.
La asignación de espacios se hará por orden riguroso de solicitud y la organización se reserva el derecho de cambio de ubicación en caso de fuerza mayor, sin perjudicar los intereses del expositor.
Especificaciones que seguir en el diseño de cada estructura de stand
1. Todas las paredes deben estar rotuladas o tensadas en ambas caras, incluso el lado detrás.
2. No debe exceder el tamaño de su espacio contratado.
3. Todas las estructuras deben tener 8 pies de altura.
4. Debe compartirnos el render de su stand diseñado para verificar que cumple con las especificaciones dadas.
5. Tomar en cuentas el número de paredes divisorias que debe tener su stand, para que pueda tener las distintas caras abiertas que posicionalmente lleva su estructura y pueda aprovechar el flujo de participantes.
Ejemplo:
En el croquis anexo, las líneas negras gruesas, indican paredes divisorias. Mientras que las líneas grises y más ligeras indican un frente abierto sin paredes para el contacto con los participantes que recorren la Sala Comercial. 
En el caso del Stand Oro, para aprovechar que tendrá flujo de participantes a su alrededor, no debe contener paredes que limiten o interfieran el contacto con los participantes.
Los Stands Platas, solo poseen 2 paredes divisorias entre un Stand y otro, al igual que los Stands Estándar. Y los Stands bronce, solo deben tener 1 sola pared divisoria.
Este detalle es muy importante, el cumplir con las especificaciones descritas anteriormente, ya que es la forma de mantener la estética del Área de Exposición.
Plano del Área o Espacio Comercial y Distribución de Espacios para Stands.
Plano del Centro de Convenciones.
6. Cada suplidor debe recoger todos los residuos provenientes del montaje y desmontaje de cada estructura y mantener el área y alrededores del Centro de convenciones limpias e higiénicas.
7. No se permite pintura, construcción, ensamblaje, cortes y/o modificaciones de elementos decorativos y/o estructuras de montaje sobre las alfombras de salones ni en pisos de áreas comunes del Centro de Convenciones. Todo el equipo que se vaya a montar stands y/o decoraciones debe llegar cortado y pintado. Solo se permitirá ensamblaje final dentro de los salones.
ACCESO DE PROVEEDORES AL COMPLEJO
Toda casa comercial que entienda que va a requerir la entrada o acceso de un proveedor con una carga (cualquier tipo de material audiovisual, decoración, envíos de clientes y paquetes en general que sean traídos al complejo), es sumamente importante que nos faciliten las informaciones solicitadas en el documento llamado ´´relación de acceso para proveedores externos´´ anexo en el cuerpo del correo,, con el fin de garantizar la entrada al Complejo de los suplidores o proveedores que realizarán el montaje de su Stand o que deseen dejar algún material en el complejo.
El mismo documento será utilizado tanto para el montaje y desmontaje, por lo que no debe variar, y deberá ser enviado a más tardar el lunes 9 de octubre a las 5:00 p.m. (hora local Rep. Dom.). El NO enviarnos esas informaciones previo a la fecha indicada sus suplidores o proveedores, tendrán inconvenientes para acceder al hotel, ya que el proceso protocolar y de seguridad del Centro de Convenciones toma su debido tiempo.
Las horas de montaje son estrictas, puesto que sus proveedores no pueden excederse de las horas pautadas para montar y desmontar, por los que les recomendamos indicarles que lleguen temprano para que puedan aprovechar el tiempo y no se encuentren con las filas de entrada de proveedores.
Todo personal de proveedores externos deberá de estar identificado mediante uniforme y portar siempre gafete. Obligatorio mantener conducta de respeto y actitud de servicio hacia otros colaboradores dentro de las instalaciones del Centro de Convenciones.
STAFF O DELEGADO DE LA INDUSTRIA FARMACÉUTICA
El personal de la industria farmacéutica que atienda los stands en la exposición comercial debe estar válidamente registrado en el evento sin pagar una inscripción como tal. Solo es necesario el pago de una inscripción como delegado de una casa comercial o farmacéutica, aquellos representantes que deseen ingresar a las conferencias o participar de las actividades sociales. Y en ambas ocasiones tener hospedaje en el hotel sede del evento o tener el Day Pass del Complejo.
El costo de inscripción para representantes o Staff de las casas comerciales o farmacéuticas es de:
• US$ 500.00 por persona hasta el 31 de Julio de 2023
• US$ 600.00 por persona Después del 31 de Julio de 2023
Costos de hospedaje en el hotel Sede del evento:
• Habitación Ocupación Sencilla (1 persona en la hab.): US$359.00 P/P/N*
• Habitación Ocupación Doble (2 personas en la hab.): US$195.00 P/P/N*
• Habitación Ocupación Triple (3 personas en la hab.): US$180.00 P/P/N*
Day Pass:
En caso de hospedarce fuera de una de las opciones del Congreso, favor tomar en cuenta que para ingresar a las instalaciones del Centro de Convenciones deberá pagar un day pass por día, por persona de US$131.00 *
Es importante recalcar que de igual manera debe considerar contratar o contemplar servicio de traslados para llegar a la sede del evento y retornar a su alojamiento. *
*Tarifas por persona por noche (P/P/N) / *Tarifas por persona, por día (P/P/D) / * Servicio no incluido, y con costo.